一、總則
1、為貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家教委《普通高等學院檔案管理辦法》，加強學院檔案的科學管理，使檔案工作各個環(huán)節(jié)規(guī)范化，以便更有效地保護及利用檔案,為學院和社會服務，現(xiàn)結(jié)合學院實際制訂本辦法。
2、學院在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬學院檔案。學院檔案是學院工作和教學活動的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。檔案管理是學院管理工作的組成部分，各部門應把檔案工作提到議事日程上。
3、學院應嚴格實行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”：納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置檢查、總結(jié)驗收各項工作的同時，布置檢查、總結(jié)驗收各項檔案工作。
二、機構(gòu)與任務：學院辦公室內(nèi)設檔案室，日常工作由院辦主任領導，業(yè)務上受上級檔案管理機關的指導、監(jiān)督和檢查。
檔案室的基本任務是：
1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，廣泛宣傳檔案的重要性，結(jié)合學院實際，建立和健全學院檔案管理制度。
2、收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計學院檔案，編制檢索工具，并積極提供利用，為學院各項工作服務。
3、督促和指導各處室（直屬科）、系、部做好文書、教學、科技、財務等各種載體的檔案立卷歸檔工作。
4、學院應有一位院領導分管檔案工作，各處室（直屬科）、系、部要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定兼職檔案人員協(xié)同院院檔案部門認真做好檔案的收集、整理、歸檔工作。
5、維護檔案的完整與安全，嚴格遵守檔案保密制度，堅持做好“八防”工作。
三、立卷歸檔范圍
（一） 文書類
1、上級機關頒發(fā)的屬于本院主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本院主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。
2、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料。
3、上級機關領導視察、檢查本院工作時的重要指示、講話記錄、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像材料。
4、本院教代會、黨、團代表大會、工作會議的全套會議文件以及各種聲像材料。
5、學院黨委、行政會議文件。
6、學院的請示與上級機關的批復文件；各處室（直屬科）、系、部的請示與學院批復文件。
7、學院各處室（直屬科）、系、部在各項工作活動中形成的工作計劃、總結(jié)、報告。
8、學院的各種統(tǒng)計表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機軟件盤）
9、學院黨委、團委、工會和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料。
10、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料及領導的指示；本院處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析資料等。
11、學院領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關帶回的與本院有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料。
12、本院成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章及其組織簡則、人員編制等文件材料。
13、學院制訂的工作條例、章程、制度等文件材料。
14、本院的歷史沿革、大事記、年鑒、反映本院重要活動事件的簡報、聲像材料，榮譽、獎勵證書，有紀念意義和憑證的實物以及展覽照片等材料。
15、本院的干部任免、調(diào)配、培訓，專業(yè)技術(shù)職務評定、聘任，黨員、團員、干部、工人花名冊和報表以及職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、復職、退休、離休、轉(zhuǎn)業(yè)、撫恤、死亡等材料及干部獎懲等文件材料。
16、本院調(diào)進調(diào)出干部、工人的工資轉(zhuǎn)移，行政、黨、團、工會組織介紹信及存根。
17、本院財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊。
18本院編印的信息、簡報及有關刊物的定稿和印本。
19、學院與有關單位及個人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。
20、學院在外事活動中形成的請示、報告、計劃、條約、議定書、協(xié)定、合同、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄、聲像材料、互贈禮品單、工作來往文件及其有參考價值的資料。
（二）教學、科研類
1、學院制定的各種教學制度、辦法、規(guī)章、條例。
2、有關教學工作的記錄。
3、學籍管理材料（學籍卡、新生登記表、成績冊）；學籍變更材料（升級、留級、休學、復學和退學材料）；學生獎懲材料。
4、招生工作材料：招生工作文件、招生計劃、招生簡章和新生名冊。
5、畢業(yè)分配工作材料：畢業(yè)工作計劃和總結(jié)、畢業(yè)生花名冊。
6、課程安排表和教學進程表、教學年歷；
7、教學工作過程材料：專業(yè)教學計劃、教學大綱，各課程學期授課計劃，教師任課安排，教學實習計劃，實習指導書。典型講義，各課程考試題、成績單，有代表性的報告，自編講義、主編、參編、主審參審教材、實習計劃、實習講義、實習指導書。
8、有關教學經(jīng)驗總結(jié)、教學方法的研究、教學手段的改進、教學效果的反饋、教學改革、課題研究、學術(shù)論文、專題發(fā)言等原始資料。
9、正式出版的各種學術(shù)專著、教材、教學參考資料等。
10、師資培訓計劃、考核、總結(jié)、出國進修工作等有關材料。
（三）基本建設類：
1、有關本院區(qū)域變化、解決地界、征用土地的紅線圖、批準書、契約、合同等文件材料。
2、有關項目綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)基建預算、概算、決算、器材管理等八個方面。
（四）設備、儀器類
各種大、中型（千元以上的）機具、設備、動力、機械、電子儀表、儀器、各種車輛設備、文印設備等全套圖紙、照片、計算書、說明書、合格證、驗收記錄、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定材料、運行記錄、技術(shù)操作規(guī)程、檢修記錄、重大事故的調(diào)查分析處理報告、事故記錄以及在養(yǎng)護維修和大修過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件材料。
四、歸檔要求：
1、凡屬歸檔的各種文字材料，必須字跡、圖像清楚，書寫工整，禁用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。
2、立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規(guī)律、系統(tǒng)整理；填寫案卷封面各個欄目，標題要簡短、準確；編寫卷內(nèi)目錄及備考表。
3、根據(jù)檔案的保存價值和檔案保管期限的規(guī)定，準確劃分保管期限。凡反映學院重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映學院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本院有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內(nèi)對本院有參考價值的，列為短期保存。
五、檔案的管理、保管與利用
1、檔案室的庫房應堅固安全，并加強防光、防塵、防蟲、防火、放盜工作。
2、案卷多柜存放的應繪制案卷存放示意圖。
3、建立健全案卷，以及積累案卷的立卷說明方案，鑒定報告、交接憑證、檢查記錄等材料。
4、定期組織人員對檔案保管情況進行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領導匯報。
5、建立檔案借閱制度，根據(jù)檔案的機密程度，確定利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。并嚴格履行查閱、借用手續(xù)。
6、借閱檔案，必須填寫“借閱檔案證明單”，經(jīng)領導同意簽字后，方可借閱。借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復制卷內(nèi)文字材料，借閱人不得泄密、遺失、涂改和污損，違反規(guī)定者，按有關規(guī)定予以處理。
六、鑒定、銷毀和統(tǒng)計
1、檔案的鑒定工作在院書記的領導下，由檔案鑒定小組定期實施鑒定工作，確定保管期限和密級，編制銷毀清冊。
2、銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字
3、鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組應寫出“檔案鑒定工作報告”
4、建立健全統(tǒng)計臺賬、掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和檔案室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)。按省檔案部門和院主管部門的要求及時報送各種報表。
七、檔案管理辦法的執(zhí)行
1、學院檔案管理由院書記全面負責，院長辦公室具體管理，院辦主任負責檢查、督促各處室（直屬科）、系、部等部門檔案管理和移交工作。
2、各處室（直屬科）、系、部領導負責本部門檔案工作，每個部門必須由負責人指定專兼職檔案管理員，按要求做好檔案管理工作并按時向?qū)W院檔案部門移交的檔案。
3、每學年對全院檔案管理工作進行一次檢查評比，表彰先進，糾正存在問題。
